IDC espera que la pandemia provocada por la COVID-19 acelere la transición corporativa de los flujos de trabajo en papel a procesos digitales. Así como una rápida evolución del espacio de trabajo tradicional.
El confinamiento y los requerimientos de distanciamiento social forzaron el cierre de muchas instalaciones. Las oficinas que dependían de las interacciones personales y procesos basados en papel se han enfrentado a un completo cese. A menos que, transformasen sus procesos aprovechando a sus empleados remotos y basándose en comunicaciones digitales.
Futuro laboral
El pilar del espacio de trabajo presenta un entorno altamente conectado independientemente de la ubicación física de cada empleado. El papel ya no funciona como un método para comunicar información comercial. Sino que, se convierte en el registro autorizado de los acontecimientos y transacciones.
El correo electrónico y los flujos de trabajo automatizados gestionan la función de las comunicaciones de manera más eficiente. Así, los procesos empresariales sin papel se producen con mayor rapidez. Lo que permite a las organizaciones responder más ágilmente a los cambios en el entorno empresarial.
Sin embargo, el papel sigue siendo vital para los consumidores y otros usuarios fuera de la organización. El papel proporciona un registro menos efímero de los acontecimientos y decisiones. Y, seguirá siendo un recurso vital en el futuro del modelo de negocio del trabajo.
Certificados de nacimiento, licencias de conducir y certificados de matrimonio, entre otros, representan eventos importantes en la vida de las personas donde se genera un documento que no será aceptado en un formato digital hoy en día.
Asimismo, los certificados de acciones, los contratos comerciales y las facturas de venta, registran y validan importantes transacciones comerciales en las que los facsímiles electrónicos serían sospechosos.
Los cambios que la pandemia de la COVID-19 impuso a las empresas, entre ellos el obligar a muchos empleados a trabajar desde casa, ponen en relieve la necesidad de procesos empresariales automatizados. Cuando los empleados no pueden trabajar codo con codo en una oficina, la adopción de nuevas políticas y tecnologías será crucial para desarrollar una nueva estructura de trabajo con equipos dinámicos y flexibles. Así, el correo electrónico y otros sistemas conectados reemplazan al papel como medio de comunicación dentro de una organización.
Datos de la encuesta Document Processes de IDC de 2019 a nivel mundial revela que más del 10% de los empleados en oficina imprimen 40-60 páginas por semana para trabajar.
IDC destaca los factores clave que determinan la transición de un documento de papel a formatos digitales
Las organizaciones consideran que los documentos internos utilizados sólo por los empleados son más fáciles de digitalizar.
Pero, lamentablemente, muchas organizaciones carecen de los recursos necesarios para llevar a cabo la transformación digital. Además, la mayoría de las pymes no pueden permitirse soluciones de software muy costosas. Y, tampoco cuentan con los trabajadores capacitados para implementar soluciones complejas. En consecuencia, la mayoría de las organizaciones seguirán funcionando como de costumbre.
La transformación digital en las organizaciones
Por increíble que parezca no todo el mundo tiene acceso al correo electrónico o a los teléfonos inteligentes actualmente. Así que, a menos que una organización sepa que sus clientes comparten una plataforma electrónica común, la impresión es vital. Los documentos en papel pueden compartirse fácilmente entre personas de cualquier edad y pueden presentarse independientemente de la tecnología disponible
Además, las normas sociales no han adoptado plenamente la entrega digital de documentos importantes. Algunas personas confían menos en los documentos digitales. Y, albergan la preocupación de que esos documentos puedan ser alterados o incluso fraudulentos.
Por lo tanto, el papel juega un papel fundamental en el avance de los ámbitos empresariales. Si las organizaciones eliminan el papel de los procesos internos, los clientes prefieren recibir los documentos importantes en papel. Las comunicaciones impresas actúan, además, como una llamada a la acción para que el cliente responda. Un documento impreso es más difícil de ignorar que un correo electrónico.
Isabel Tovar, Analista en IDC Research España
